Política de Protección de Datos Personales y Privacidad
En cumplimiento con los principios de juridicidad, lealtad y transparencia recogidos en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (en adelante la “LOPDP”), la FUNDACIÓN EDUCACIONAL ALBERTO EINSTEIN (en adelante el “Colegio Einstein” o el “Responsable del Tratamiento”) le informa, mediante esta Política de Protección de Datos Personales y Privacidad (en adelante la “Política”), lo siguiente:
¿QUIÉN ES EL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO?
El Responsable del Tratamiento es la FUNDACIÓN EDUCACIONAL ALBERTO EINSTEIN, con dirección Pasaje S2C OE5-184 y calle OE5B, barrio Chaupi Molino junto a Sudinco Panavial, Pifo, teléfono: (593) 23932570 y correo electrónico: einstein@einstein.k12.ec.
¿QUIÉN ES EL DELEGADO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES?
El Delegado de Protección de Datos Personales es el señor Santiago Andrade Cadena, con dirección en la República del Salvador N35-146 y Suecia, teléfono: (593) 23932570 y correo electrónico: protecciondedatos@einstein.k12.ec.
¿CUÁL ES LA FINALIDAD DEL TRATAMIENTO Y SU LEGITIMACIÓN?
El Colegio Einstein podrá tratar sus datos personales con los siguientes fines (en adelante la “Finalidad” o “Finalidades”):
Cualquier tratamiento adicional de datos personales de los colaboradores y prestadores de servicios del Colegio Einstein estará determinado de manera independiente dentro de los respectivos contratos laborales o de prestación de servicios profesionales. En todo caso, y en lo que sea aplicable, los colaboradores y prestadores de servicios deberán referirse a la presente Política cuando así se lo determine de manera independiente.
En el caso de que el Colegio Einstein trate datos personales de titulares que no están establecidos dentro de esta Política, el Responsable del Tratamiento informará de manera adecuada sobre el tratamiento que se lleve o se esté llevando a cabo, y de ser necesario, se contará con el consentimiento respectivo.
Cuando el tratamiento se fundamente en base al interés legítimo del Responsable del Tratamiento, este habrá realizado previamente una evaluación de ponderación destinada a verificar que dicho interés no prevalece sobre los derechos y libertades fundamentales de los titulares. Los titulares podrán solicitar información general sobre la existencia de dicha evaluación y ejercer su derecho de oposición en los términos previstos en la LOPDP y en la presente Política.
¿EL COLEGIO EINSTEIN RECOPILA COOKIES EN SU SITIO WEB?
El Colegio Einstein usa cookies (o tecnologías similares) propias y de terceros para analizar el uso del sitio web, conocer qué actividades el usuario realiza en el mismo y conocer sus hábitos de navegación, y personalizar el contenido que se ofrece dentro del sitio web del Colegio Einstein, captando información útil, con el fin de mostrar a los usuarios contenidos adecuados a sus intereses o relacionados con sus preferencias.
Las cookies que no sean estrictamente necesarias para el funcionamiento del sitio web serán instaladas únicamente cuando el usuario otorgue su consentimiento a través de las herramientas de gestión de preferencias habilitadas por el Colegio Einstein. El usuario podrá modificar o retirar dicho consentimiento en cualquier momento.
¿CUÁL ES EL TIPO DE TRATAMIENTO EMPLEADO POR EL COLEGIO EINSTEIN?
Con el fin de poder cumplir con los objetivos establecidos por el Colegio Einstein, es necesario que el Responsable del Tratamiento maneje datos personales de los titulares (en adelante los “Titulares”), ya sea de manera automatizada o no (tratamiento mixto), y recoja, recopile, obtenga, registre, organice, estructure, conserve, custodie, adapte, modifique, elimine, indexe, extraiga, consulte, elabore, utilice, aproveche, distribuya, ceda, comunique o transfiera, acceda, limite, suprima, y en general, trate los datos personales de los Titulares de conformidad a lo permitido en la LOPDP, y en cumplimiento con los principios legales.
Dependiendo del tratamiento que el Colegio Einstein realice a los Titulares, este podría tratar las siguientes categorías de datos:
Datos identificativos.
Datos de contacto.
Datos de características personales.
Datos financieros.
Información comercial.
De control de presencia.
Detalles de empleo.
Datos de niños, niñas y adolescentes.
Datos de salud.
Datos biométricos.
Datos académicos, disciplinarios y socioemocionales.
Tanto los tipos de tratamiento como la categoría de datos son ejemplificativos, por lo que los tipos de tratamiento y las categorías de datos serán determinadas en cada caso, y dependiendo para cada uno de los fines establecidos por el Colegio Einstein. El Responsable del Tratamiento informará a los Titulares en su debido momento sobre el tratamiento de sus datos, y los tratará bajo las bases de legitimación pertinentes.
El Colegio Einstein reconoce que los datos personales de niños, niñas y adolescentes constituyen una categoría que requiere especial protección. Todos los tratamientos relacionados con menores de edad se realizarán observando su interés superior, aplicando medidas reforzadas de seguridad, confidencialidad y minimización de datos, y limitando el acceso únicamente a personal autorizado que requiera dicha información para el cumplimiento de sus funciones.
¿CUÁL ES EL PLAZO DE CONSERVACIÓN DE LOS DATOS A SER TRATADOS?
El Colegio Einstein conservará los datos personales durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las que fueron recopilados, atender obligaciones legales o contractuales y, cuando corresponda, formular, ejercer o defender reclamaciones. Los plazos podrán variar según la naturaleza del tratamiento.
En particular, la información asociada a procesos financieros, contables y tributarios se conservará por siete (7) años cuando resulte aplicable conforme a las obligaciones contables y tributarias.
Las grabaciones ordinarias de videovigilancia se conservarán por treinta (30) días; cuando una grabación documente un incidente relevante, podrá conservarse por el tiempo necesario para su gestión, investigación o atención de reclamaciones.
Los registros biométricos utilizados para el control de acceso se conservarán, respecto de estudiantes, hasta su salida del Colegio y, respecto de colaboradores, mientras se mantenga la necesidad asociada al control de acceso y la relación correspondiente. Los datos biométricos utilizados para reconocimiento facial serán tratados bajo medidas reforzadas de seguridad, con acceso restringido y exclusivamente para fines de control de acceso, sin ser utilizados para finalidades incompatibles.
Las historias clínicas estudiantiles se conservarán durante la permanencia del estudiante y conforme a las obligaciones aplicables; la documentación física de estudiantes retirados podrá ser destruida mediante el procedimiento institucional correspondiente. Las historias clínicas ocupacionales se conservarán conforme a los requerimientos de salud ocupacional.
En todo caso, los datos personales serán tratados en la medida en que sean necesarios para satisfacer los fines para los cuales se recogieron, o para cumplir con cualquier requisito legal, por lo que el plazo podría ser menor o prolongarse.
En el supuesto de que la autoridad o la normativa especializada establezca plazos determinados, el Colegio Einstein se compromete a tratar los datos personales hasta el plazo máximo establecido por esta.
Independientemente de lo dicho, el Colegio Einstein se compromete a que en el supuesto de que no se requiera del tratamiento de los datos personales de los Titulares durante un periodo de tiempo razonable, este tomará todas las medidas de seguridad pertinentes para eliminar, bloquear, seudonimizar o anonimizar los datos personales.
¿EL COLEGIO EINSTEIN CUENTA CON ALGUNA BASE DE DATOS?
El Colegio Einstein cuenta con una base de datos (datos personales) la cual es nutrida por los datos ingresados por los diferentes canales de captación de información, por la ejecución de medidas precontractuales, la suscripción de contratos, por la comunicación directa de datos personales por parte de los Titulares al Colegio Einstein, entre otros.
¿CUÁL ES EL ORIGEN DE LOS DATOS PERSONALES?
El Colegio Einstein recopila y trata información personal obtenida directamente de los Titulares o generada en la relación educativa, laboral, contractual o institucional. Los datos pueden provenir de la página web, formularios de contacto, redes sociales y campañas digitales, incluidos formularios de Meta, LearnBox y otros sistemas institucionales, correo electrónico, llamadas telefónicas, mensajería, formularios físicos o digitales, LinkedIn y hojas de vida, transferencias y registros financieros, documentación entregada por padres de familia, estudiantes, colaboradores, proveedores o terceros, así como de autoridades y fuentes legítimas cuando corresponda.
¿EXISTEN OTRAS FINALIDADES O TRATAMIENTOS ULTERIORES?
El Colegio Einstein tratará los datos personales de los padres de los alumnos para fines de comunicación comercial por correo electrónico u otro medio de comunicación equivalente. Estas comunicaciones se referirán a servicios similares a los que inicialmente fueron objeto de lo solicitado previamente al personal del Colegio Einstein.
Asimismo, el Colegio Einstein podría tratar los datos personales para fines de métricas comerciales, estudios de mercado o actividades de perfilamiento. De ser el caso, el Colegio Einstein se compromete a informar previamente, solicitar los consentimientos a los Titulares, o realizar la ponderación necesaria para basarse en el interés legítimo.
¿SE COMUNICA O TRANSFIERE DE MANERA NACIONAL O INTERNACIONAL LOS DATOS?
El Colegio Einstein comunica datos personales a autoridades y entidades públicas cuando resulte necesario para cumplir obligaciones legales o institucionales. Según el tratamiento, estas comunicaciones pueden incluir al Ministerio de Educación, Ministerio de Salud Pública, Ministerio del Trabajo, IESS, SRI y demás autoridades competentes; asimismo, pueden efectuarse comunicaciones a entidades bancarias, aseguradoras, organizadores de torneos deportivos y otros destinatarios necesarios para la prestación de los servicios.
Además, dado que el Colegio Einstein ofrece el Bachillerato Internacional (en adelante “IB”), transfiere los datos personales necesarios de estudiantes y, cuando corresponda, de docentes o colaboradores a la plataforma del IB para gestionar el Programa del Diploma, evaluaciones, cursos y demás actividades asociadas. El IB está domiciliado en Suiza.
Las comunicaciones o transferencias se limitarán a los datos necesarios para la finalidad correspondiente y se realizarán conforme a la LOPDP y las condiciones aplicables al destinatario del tratamiento.
Las transferencias internacionales serán realizadas de conformidad con los mecanismos previstos en la LOPDP, adoptando las garantías contractuales, organizativas o técnicas que resulten aplicables según el país de destino y el receptor de la información.
¿QUÉ PASA SI NO SE ENTREGAN LOS DATOS PERSONALES, O SON ENTREGADOS CON ERRORES O INEXACTOS?
Para el cumplimiento de cualquiera de los fines establecidos por el Colegio Einstein, los Titulares deberán entregar la información exacta y completa, caso contrario los servicios o solicitudes no podrán ser prestados de manera adecuada.
¿CUÁLES SON LOS DERECHOS FRENTE AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES Y CÓMO EJERCERLOS?
Los Titulares podrán ejercer los siguientes derechos frente al tratamiento de sus datos personales que realiza el Responsable del Tratamiento:
Derecho a la información: Los Titulares tienen derecho a que se les informe sobre el tratamiento de sus datos conforme a los principios de lealtad y transparencia por cualquier medio.
Derecho de acceso: Los Titulares tienen derecho a conocer y a obtener gratuitamente acceso a todos sus datos personales y a la información detallada que el Colegio Einstein trata, sin necesidad de presentar justificación alguna.
Derecho de rectificación y actualización: Los Titulares tienen derecho a que el Responsable del Tratamiento rectifique o actualice sus datos personales que sean inexactos o incompletos.
Para ejercer este derecho el Titular debe presentar los justificativos del caso, cuando sea pertinente.
Derecho a la limitación de tratamiento: Los Titulares tienen derecho a que el Responsable del Tratamiento trate únicamente los datos que sean necesarios tratarlos.
Derecho de eliminación: Los Titulares tienen derecho a que el Colegio Einstein suprima sus datos personales, cuando:
El tratamiento de sus datos no cumpla con los principios establecidos en la LOPDP;
El tratamiento de sus datos no sea necesario o pertinente para el cumplimiento de la Finalidad;
Los datos personales de los Titulares hayan cumplido con la finalidad para la cual fueron recogidos o tratados;
Haya vencido el plazo de conservación de sus datos personales;
El tratamiento afecte sus derechos fundamentales o libertades individuales;
Los Titulares revoquen el consentimiento prestado o se señale no haberlo otorgado para uno o varios fines específicos, sin necesidad de que medie justificación alguna; o
Exista obligación legal.
El Colegio Einstein se compromete, en el caso de que los Titulares ejerzan este derecho, a implementar los métodos y técnicas orientadas a eliminar, hacer ilegible, o dejar irreconocibles de forma definitiva y segura sus datos personales.
En cumplimiento de la LOPDP, el Colegio Einstein ratifica que los Titulares podrán revocar su consentimiento para el tratamiento de datos personales por parte del Responsable del Tratamiento en cualquier momento, a menos que se cumpla cualquier limitación al ejercicio de este derecho establecida en el numeral 12.3 de la presente Política.
Derecho de oposición: Los Titulares tienen derecho a oponerse o negarse al tratamiento de sus datos personales.
El Responsable de Tratamiento dejará de tratar sus datos personales, salvo que el Colegio Einstein acredite motivos legítimos e imperiosos para que el tratamiento prevalezca sobre los intereses, derechos y libertades de los Titulares, o para la formulación, ejercicio o defensa de reclamaciones.
Derecho a la portabilidad: Los Titulares tienen el derecho a recibir del Responsable del Tratamiento sus datos personales en un formato compatible, actualizado, estructurado, común, interoperable y de lectura mecánica, preservando sus características.
Los Titulares podrán solicitar al Colegio Einstein para que realice la transferencia o comunicación de datos personales a otro responsable del tratamiento en cuanto fuera técnicamente posible y sin que el Responsable del Tratamiento pueda aducir impedimento de cualquier orden con el fin de ralentizar el acceso, la transmisión o reutilización de datos por parte del titular o de otro responsable del tratamiento. Luego de completada la transferencia de datos, el Responsable del Tratamiento procederá a la eliminación de los datos personales de los Titulares, salvo que estos dispongan su conservación. El responsable que ha recibido la información asumirá las responsabilidades contempladas en la LOPDP.
Para que proceda el derecho a la portabilidad de datos es necesario que se produzca al menos una de las siguientes condiciones:
Que los Titulares hayan otorgado su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales para uno o varios fines específicos. La transferencia o comunicación se hará entre responsables del tratamiento de datos personales cuando la operación sea técnicamente posible, caso contrario los datos serán transmitidos directamente a los Titulares.
Que el tratamiento se efectúe por medios automatizados; o
Que se trate de un volumen relevante de datos personales;
No procederá este derecho cuando se trate de información inferida, derivada, creada, generada u obtenida a partir del análisis o tratamiento efectuado por el Colegio Einstein en base de los datos personales proporcionados por los Titulares, como es el caso de los datos personales que hubieren sido sometidos a un proceso de personalización, recomendación, categorización o creación de perfiles. Tomar en cuenta las limitaciones de este derecho de acuerdo con el punto 12.3 de la Política.
Para transmitir los datos, cuando sea viable, se lo hará en formato XML, Excel o cualquier otro formato electrónico y canal comúnmente aceptado por el interlocutor designado por la entidad destinataria o responsable del tratamiento.
Derecho a la suspensión del tratamiento: Los Titulares tienen derecho a obtener del Responsable del Tratamiento la suspensión del tratamiento de los datos cuando se cumpla alguna de las condiciones siguientes:
Cuando los Titulares impugnen la exactitud de los datos personales, mientras el Responsable de Tratamiento verifica la exactitud de estos;
El tratamiento sea ilícito y los Titulares se opongan a la supresión de los datos personales y soliciten, en su lugar, la limitación de su uso; y
El Responsable del Tratamiento ya no necesite sus datos personales para los fines del tratamiento, pero los Titulares lo necesiten para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones; y,
Derecho a no ser objeto de una decisión basada única o parcialmente en valoraciones automatizadas: Los Titulares tienen derecho a no ser sometidos a una decisión basada única o parcialmente en valoraciones que sean producto de procesos automatizados, incluida la elaboración de perfiles, que produzcan efectos jurídicos sobre estos, o que atenten contra sus derechos y libertades fundamentales, para lo cual los Titulares podrán:
Solicitar al Responsable del Tratamiento una explicación motivada sobre la decisión tomada por el Colegio Einstein;
Presentar observaciones;
Solicitar al Responsable del Tratamiento los criterios de valoración sobre el programa automatizado;
Solicitar al Responsable del Tratamiento sobre los tipos de datos utilizados y la fuente de la cual han sido obtenidos los mismos; e
Impugnar la decisión ante el Colegio Einstein.
No se aplicará este derecho cuando:
La decisión es necesaria para la celebración o ejecución de un contrato entre los Titulares y el Colegio Einstein;
Está autorizada por la normativa aplicable, orden judicial, resolución o mandato motivado de autoridad técnica competente para lo cual el Colegio Einstein establecerá medidas adecuadas para salvaguardar los derechos fundamentales y libertades de los Titulares;
El Colegio Einstein obtenga el consentimiento explícito de los Titulares; o
La decisión no conlleve impactos graves o riesgos verificables para los Titulares.
Una vez recibida la solicitud de cualquier derecho establecido en la presente Política por parte de los Titulares, el Colegio Einstein se compromete a procesar la misma en el plazo de quince (15) días.
El Responsable del Tratamiento se reserva el derecho de seguir tratando los datos personales de los Titulares, por lo que, no podrán los Titulares ejercer sus derechos de rectificación, actualización, eliminación, oposición, anulación y portabilidad en los siguientes casos:
Si no son titulares de los datos personales o su representante legal no se encuentre debidamente acreditado;
Cuando los datos personales son necesarios para el cumplimiento de una obligación legal o contractual;
Cuando los datos personales son necesarios para el cumplimiento de una orden judicial, resolución o mandato motivado de autoridad competente;
Cuando los datos personales son necesarios para la formulación, ejercicio o defensa de reclamos o recursos;
Cuando se pueda causar perjuicios a derechos o afectación a intereses legítimos de terceros, y ello sea acreditado por el Responsable del Tratamiento al momento de dar respuesta a la solicitud de ejercicio del derecho respectivo;
Cuando se pueda obstaculizar actuaciones judiciales o administrativas en curso, debidamente notificadas;
Cuando los datos personales son necesarios para ejercer el derecho a la libertad de expresión y opinión; y
En los casos en los que medie el interés público, sujeto al cumplimiento de los estándares internacionales de derechos humanos aplicables a la materia, al cumplimiento de los principios de la LOPDP y a los criterios de legalidad, proporcionalidad y necesidad.
Los adolescentes mayores de doce años y menores de quince años, así como las niñas y niños, para el ejercicio de sus derechos necesitarán de su representante legal; sin embargo, los adolescentes mayores de quince años y menores de dieciocho años podrán ejercitar sus derechos de forma directa ante la Autoridad de Protección de Datos Personales o ante el Colegio Einstein.
¿DÓNDE Y CÓMO EJERCER MIS DERECHOS O RECLAMACIONES?
Para el ejercicio de cualquiera de los derechos aquí plasmados o reclamación sobre el tratamiento de datos personales, los Titulares deberán enviar una solicitud a la siguiente dirección electrónica: protecciondedatos@einstein.k12.ec, o en su defecto al domicilio legal del Responsable, establecido en el punto 1 de esta Política.
La solicitud deberá contener, al menos lo siguiente:
Nombres y apellidos completos de los Titulares, número de cédula de identidad o pasaporte y dirección domiciliaria o electrónica para notificaciones. Cuando se actúa en calidad de representante legal, se hará constar también los datos del representado;
De ser posible, la descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los que se busca ejercer alguno de los derechos mencionados en el punto 10 de esta Política, y cualquier otro elemento o documento que facilite la localización de los datos personales;
Relación de lo que solicita expuesto de manera clara y precisa;
Derecho o derechos que desea ejercer; y
A la solicitud se acompañará los documentos que acrediten la identidad o, en su caso, la representación legal o convencional del titular.
En caso de que la información constante en la solicitud requiera ser aclarada o ampliada, el Colegio Einstein requerirá a los Titulares, por una sola vez y dentro del término de cinco días de recibida la solicitud, que la aclare o complete.
Los Titulares contarán con el término de diez días a partir del día siguiente en el que haya sido notificado con la solicitud de aclaración o ampliación para aclarar o completar la solicitud.
Si los Titulares aclararán o completarán la solicitud dentro del término mencionado, el Responsable del Tratamiento dará la debida atención a la solicitud, caso contrario el Colegio Einstein se reserva el derecho de archivar la solicitud, para lo cual se notificará a los Titulares de este hecho con las razones de la decisión.
En el caso de que se lo requiera, los Titulares podrán comunicarse directamente con la Autoridad de Protección de Datos Personales ecuatoriana.
¿EXISTEN VALORACIONES Y DECISIONES AUTOMATIZADAS, INCLUIDA LA ELABORACIÓN DE PERFILES QUE SE REALICEN CON MIS DATOS?
Actualmente el Colegio Einstein no realiza actividades de perfilamiento ni adopta decisiones basadas exclusivamente en tratamientos automatizados que produzcan efectos jurídicos sobre los Titulares. En caso de implementarse dichos tratamientos en el futuro, los titulares serán informados previamente conforme a la normativa aplicable.
CAMBIOS DE LA POLÍTICA
En cualquier momento el Colegio Einstein podrá actualizar o modificar la presente Política. En el supuesto que esto llegare a suceder, el Colegio Einstein se compromete a informar a los Titulares sobre cualquier cambio a la brevedad posible.
Última modificación: agosto de 2026